Oggi molte aziende hanno avviato velocemente politiche di lavoro a distanza chiudendo le aziende o incoraggiando le persone a lavorare da casa.

In questo post analizzeremo l’uso del “lavoro agile in emergenza”.

Partiamo dall’assunto che, una cosa è avere una piccola parte della tua forza lavoro che lavora in remoto per brevi periodi di tempo, ma avere oggi più persone che lavorano fuori sede a lungo termine porta le cose a un livello completamente nuovo, si generano dei parametri nuovi con limiti ancora non testati. 

Come organizzare questa emergenza?

Per coloro che non hanno una politica ben chiara per lo smart-working, l’attuale crisi sanitaria amplifica la necessità di fornire flessibilità: questa volta non per l’equilibrio tra lavoro e vita privata dei dipendenti ma per la gestione organizzata di questa emergenza.

Per i manager le attività in Smart-working non sono altro che una modifica delle attività che già probabilmente svolgevano prima dell’emergenza poiché: 

•         la tecnologia gli consentiva di essere contattabili ovunque e in qualsiasi momento

•         la e-mail era sempre attiva

•         lavoravano di notte

•         rispondevano alle chiamate usando il cellulare 

Si parte dall’integrazione di una mentalità di lavoro flessibile in tutta l’organizzazione, ridefinendo gli orari di lavoro e il luogo di lavoro ed istituendo il principio del lavoro per obiettivi. 

Quali vantaggi potrebbe portare il ridefinire i processi interni alla propria attività con il lavoro agile?

Tra gli altri: risparmi, servizio migliorato, efficienza, produttività, migliore integrazione del lavoro / vita del personale, maggior resilienza, non essere più succubi del tempo ma iniziare ad organizzarlo, e molto altro.

Quali primi passi si possono fare per passare ad una organizzazione agile?

Il driver iniziale è stato il feedback dei dipendenti, in particolare: 

•         dei più giovani che sono cresciuti con una tecnologia flessibile;

•         dei dipendenti/genitori che affrontano i bisogni dei bambini piccoli

•         di chi deve stare a casa per accudire i genitori anziani.

•         chi si occupa di organizzazione. 

In emergenza e senza il tempo necessario per testare, come fare?

La prima attività è creare un processo di valutazione, per comprendere opportunità e benefici, delle possibili “barriere del lavoro da remoto” ad esempio: dotazione tecnologica, telefonia ecc.., dei rischi e costi.

Ciò comporta un’accurata ricerca interna ed esterna, l’esame delle pratiche di lavoro esistenti, nonché l’impegno con dipendenti, fornitori e clienti.

Prima di prendere decisioni occorre considerare: politiche di empowerment, la cultura, la fiducia, la salute, la sicurezza, gli stili di lavoro, il lavoro a domicilio, le politiche e i protocolli, utilizzando la tecnologia da remoto e così via.

Perché ogni nuova politica di lavoro sia efficace, deve avere l’impegno dei professionisti anziani o del titolare o dei manager, i quali devono credere in questo cambiamento.

Occorre stimolare il collaboratore a voler utilizzare il lavoro agile, occorre sottolineare l’importanza della comunicazione tra i collaboratori quando lavorano in remoto perché possano lavorare in modo più efficace insieme, tenendo conto delle esigenze del cliente, dello studio, dei collaboratori e degli individui. Occorre infine introdurre con tutte le nostre forze il principio della condivisione e della gestione della pratica per task e monitorare costantemente l’avanzamento dei lavori. 

Probabilmente, con l’introduzione del lavoro agile e con le conseguenti nuove dinamiche che si possono creare nei rapporti tra professionista/i e collaboratori, il “ruolo” di entrambi gli attori è da modellarsi verso la condivisione, essendo più trasparenti con i collaboratori (sul luogo e sul tempo a loro disposizione), generare tra collaboratori dinamiche di condivisione (sul luogo e sul tempo di lavoro), favorire la conoscenza immediata ed inter-operatività delle attività o task.

Questo sistema di verifica iniziale è particolarmente importante nell’attuale crisi sanitaria, poiché, senza possibilità di una pianificazione precedente, più persone lavorano da casa e devono essere coordinate e gestite. 

Fortunatamente la tecnologia è oggi un potente “enzima” del lavoro a distanza, senza il quale saremmo ancora legati alla nostra scrivania.

La tecnologia che ci consente l’uso di portatili e accessi al proprio sistema gestionale per consentire il lavoro lontano dall’ufficio, nonché un software di conferenza online per ricreare riunioni fisiche. Tuttavia, ricordiamoci che è importante utilizzare la tecnologia nel modo “giusto”, valutando attentamente il veicolo attraverso il quale è meglio trasmettere il proprio messaggio (telefono, e-mail, di persona o tramite videoconferenza).

A volte, quando si conversa con i membri più giovani del team, è utile vederli tramite video-conferenza, per dare più profondità alla comunicazione.

La sensazione di far parte del gruppo e di partecipare attivamente ai valori e alle prospettive dell’organizzazione in cui lavori è importante per la maggior parte di noi. 

All’indomani di uno shock come la chiusura totale o parziale dell’ufficio, un gruppo affiatato può legare la propria esperienza all’orgoglio di stare affrontando questa pandemia uniti anche se distanti, superando le difficoltà. 

Strategicamente, è importante ricordare che, senza obiettivo condiviso, conoscenza delle difficoltà, visione comune e pianificazione, la coesione del gruppo è sottoposta a tensione.

A più lungo termine, mantenere questo senso di appartenenza a una forza lavoro agile richiede investimenti: in tecnologia, tempo e sforzi per garantire che i membri del team coinvolti in remoto si sentano ancora interconnessi tra loro.

Nell’attuale clima di paura e incertezza, molte persone che si impegnano a lavorare da remoto (in particolare quelli che preferirebbero essere in ufficio) avranno bisogno di questo senso di sostegno e comunità con i loro colleghi.

Perché un cambiamento nella mentalità lavorativa abbia successo, deve essere integrato nell’organizzazione con investimenti nel supporto tecnologico, emotivo e fisico (in termini di organizzazione dell’ufficio) richiesto.